Je staat met een printje in je hand, ergens tussen de gewone papierbak en de vertrouwelijke container. Je ogen gaan van links naar rechts. “Hmm… dit lijkt niet heel geheim… maar toch ook niet iets dat ik op straat zou willen laten slingeren.” Bij twijfel hoort het natuurlijk in de vertrouwelijke container met het slotje erop. Al blijft de beste stap richting een zero-waste office simpelweg om twee keer na te denken voordat je überhaupt iets met gevoelige informatie print of opschrijft. In dit blog nemen de zero waste experts je mee in de wereld van vertrouwelijk papier en hoe dat past bij een zero waste office!
Wat is vertrouwelijk papier?
Vertrouwelijk papier is alle documenten waarop informatie staat die niet in verkeerde handen mag vallen. Denk aan persoonsgegevens, contracten, financiële gegevens, interne rapporten en alles wat bedrijfsgevoelig is. Kortweg: papier met gegevens waar je enorm van zou balen als deze op straat zouden komen te liggen! Het wordt uiteraard bestempeld als vertrouwelijk papier wanneer je besluit deze in de daarvoor beste afvalbakken te doen.
Wat doe je met vertrouwelijk papier?
Dus alle documenten, papieren, archieven, notities, noem het maar op. Alles wat bedrijfsgevoelige informatie bevat of herleidbaar is naar persoonlijke details, valt onder de noemer vertrouwelijk papier en zal als zodanig moeten worden vernietigd. Om te borgen dat dit veilig wordt vernietigd, wordt er gewerkt met gecertificeerde dienstverleners. De belangrijkste norm hiervoor is DIN 66399, die precies aangeeft hoe fijn papier moet worden versnipperd en welke beveiligingsmaatregelen nodig zijn. Voor de totale dataveiligheidsketen wordt vaak gewerkt volgens ISO 27001, een norm voor informatiebeveiliging. Deze certificeringen garanderen dat documenten veilig worden vernietigd en dat niemand ze kan inzien.
Wanneer je hebt besloten dat het document dat je weggooit dergelijke gevoelige informatie bevat, gooi je deze dan ook in de daarvoor bestemde containers. Deze containers zijn te herkennen aan een gesloten gleuf en er zit altijd een slot op de container. Alleen de dienstverlener kan deze openen.
Hoe wordt vertrouwelijk papier verwerkt?
Zodra het vertrouwelijke papier in de afgesloten container wordt opgehaald door de verwerker wordt het verzegeld getransporteerd, rechtstreeks naar een beveiligde verwerkingsinstallatie. Daar begint het verwerkingsproces. Het papier wordt niet bekeken en ook niet door mensen gesorteerd; het gaat direct een industriële shredder of pulper in. Binnen een paar minuten verandert een stapel documenten in een berg kleine snippers of natte vezelmassa. Het voelt misschien een beetje zonde om papier zo hardhandig te verwerken, maar dit is juist het moment waarop het “oude” zijn waarde verliest en de basis wordt gelegd voor compleet nieuw materiaal.
Het zuiveringsproces: van chaos naar heldere pulp
De volgende stap is het zuiveren van de pulp. Nietjes, paperclips, vensters van enveloppen, lijm, etiketten, alles wat geen pure vezel is, wordt eruit gehaald. Dat gebeurt door een combinatie van zeven, magneten en flotatietechnieken die de inktdeeltjes losweken en naar het oppervlak laten drijven. Wat overblijft is een dikke, zachte, lichtgrijze vezel brei. Nog niet mooi, nog niet wit, maar wel volledig klaar om opnieuw als grondstof te dienen. Het is erg boeiend hoe iets dat eruitziet als waardeloos afval eigenlijk de basis vormt van een nieuwe papiercyclus.
Nieuwe vezels, nieuwe kracht
Papiervezels worden na elke recyclingronde iets korter. Na vijf tot zeven cycli zijn ze te zwak om zelf nog goed papier te vormen. Daarom worden in deze fase frisse, nieuwe houtvezels toegevoegd aan de pulp. Die geven het mengsel weer stevigheid, zodat het eindproduct niet uit elkaar valt en dezelfde kwaliteit heeft als “nieuw” papier. Het is een slimme samenwerking tussen oud en nieuw: het gerecyclede materiaal levert de massa, de nieuwe vezels brengen de kracht.
Van pulp naar product: het moment waarop het weer papier wordt
Als de pulp volledig schoon en versterkt is, wordt het uitgespreid over grote, bewegende zeven. Water wordt eruit geperst, de natte mat wordt gedroogd op enorme verwarmde rollen, en langzaam maar zeker ontstaat er een nieuw vel papier. In werkelijkheid geen vellen, maar gigantische papierrollen die honderden kilo’s wegen. Vanuit daar gaat het materiaal naar fabrieken die er precies maken wat nodig is: toiletpapier, karton, verpakkingen, schriften, of zelfs nieuw kantoorprintpapier.
De cirkel rond
Elk stuk papier dat deze reis aflegt, maakt onze afvalstroom lichter en onze grondstoffenkringloop sterker. Wat ooit een stapel vertrouwelijke documenten was, komt terug in een gedaante die we dagelijks gebruiken, vaak zonder het te beseffen. Zero waste is het niet helemaal, maar het komt in ieder geval weer 6-7 terug in de keten voordat het nieuwe vezels nodig heeft. Het allerbeste blijft natuurlijk ervoor zorgen dat je niets op fysiek papier hebt staan wat vertrouwelijk is, zodat je het ook niet via deze weg hoeft te laten vernietigen. Het duurzaamste afval is immers het afval dat vermeden wordt.
Wat is het verschil met reguliere papierverwerking?
Hoewel vertrouwelijk papier uiteindelijk hetzelfde recyclingproces doorloopt als normaal papier, is de weg ernaartoe heel anders. Het begint in een volledig beveiligde keten: afgesloten containers, verzegeld transport en directe vernietiging in een shredder of pulper, zonder dat iemand de documenten kan zien of sorteren. Pas zodra alles is vermalen tot onherkenbare pulp, sluit het aan op de gewone papierrecycling. Het enige echte verschil? Vertrouwelijk papier krijgt dus die extra tussenstap in de shredder of de pulper voordat het opnieuw als grondstof de wereld in gaat.
Hoe verminder je als organisatie de hoeveelheid vertrouwelijk papier?
Minder vertrouwelijk papier begint bij slimmer werken. Denk aan digitale workflows voor contracten, HR-dossiers en offertes, zodat er minder wordt geprint. Voeg standaard “alleen printen indien nodig” in op printers, en gebruik beveiligde digitale opslag in plaats van papieren archieven. Ook helpt het om medewerkers te trainen: wat hoeft helemaal niet geprint te worden? En wat kun je anonimiseren voordat het op papier gaat? Hoe minder papier met gevoelige informatie, hoe kleiner de vertrouwelijke afvalstroom en zo kom je steeds dichterbij een zero waste office!
Lees ook
Zero Waste Office: kantoorplanten
Regelmatig worden er nieuwsgierige blikken van voorbijgangers door onze ramen geworpen. Want werken in een kas, vergaderen aan een windmolenblad of je eigen stroom opwekken via een hometrainer; het is niet alledaags. Op onze website vertellen we graag meer over onze kantooromgeving.
Vraag het onze experts
Twijfel je of bepaalde items binnen jouw kantoor onnodig in het restafval belanden? Onze experts helpen je graag verder. Stuur je vraag naar marketing@milgro.nl en we komen bij je terug met een oplossing voor jouw reststroom.
Lees ook
Zero Waste office: kantoorstoelen
