Deze taak wordt afgehandeld door de eerstelijnsmedewerkers en zij gebruiken hiervoor de systemen HubSpot en SLIMs. Volg stap A t/m H die hieronder worden toegelicht.
Waarom doen wij dit?
Om de klanten goed op de hoogte te houden van de officiële uitvoeringsdata van een opdracht, is het belangrijk dat ze tijdig op de hoogte zijn. Op deze manier kunnen ze eventueel afval klaarzetten of zich voorbereiden op de afvoer ervan. Denk bijvoorbeeld aan een bouw- en sloopcontainer waarin nog de laatste materialen moeten worden weggegooid, of een archiefcontainer die op tijd aan de straatkant moet worden geplaatst. Om deze reden is het essentieel dat je alle opdrachten bevestigt.
Nadat een opdracht in het systeem is ingevoerd, wordt er automatisch communicatie gegenereerd naar de dienstverlener met het verzoek om de opdracht voor de klant in te plannen. Zodra zij dit hebben gedaan, wordt de officiële uitvoeringsdatum gecommuniceerd. Dit kan op twee manieren gebeuren.
De eerste manier is een geautomatiseerd proces waarbij de dienstverlener de meegestuurde link in de opdracht gebruikt om een uitvoeringsdatum in te vullen. Als zij van deze optie gebruikmaken, ontvangt de klant automatisch een e-mailmelding die hiermee is verbonden.
De tweede manier vereist handmatig werk en wordt afgehandeld door de eerstelijnsmedewerkers. Hiervoor dien je de systemen HubSpot en SLIMs te gebruiken.
Voorbeeld
De onderstaande afbeelding toont een voorbeeld van een opdrachtbevestiging. De dienstverlener stuurt ons een uitvoerdatum via e-mail, en HubSpot zet dit automatisch om in een ticket. Indien mogelijk, vult HubSpot automatisch gegevens in zoals de bedrijfsnaam, het opdrachtnummer en de contactpersoon.
Proces
Stap A: Zoek het klantscherm in SLIMs behorend bij de opdracht op door bij ‘Project’ het juiste opdrachtnummer (SE-, SX- of SH-nummer) in te vullen (zie onderstaande afbeelding).
Stap B: Zoek de opdracht in het klantscherm door middel van het opdrachtnummer in te vullen met CTRL+F, op deze manier is er direct te zien waar de opdracht staat onder ‘Log’. Check hierbij de hele pagina, soms komt het namelijk voor dat een opdracht helemaal onderaan de pagina staat, omdat de debiteur meerdere opdrachten na elkaar indient.
Stap C: Bevestig de opdracht indien mogelijk via het groene vinkje rechts van de opdracht onder ‘Log’. Vervolgens krijg je onderstaande scherm te zien:
Stap D: Klik op ‘Uitvoerdatum bevestigen’. Vervolgens krijg je onderstaande scherm te zien:
Stap E: Vul de juiste bevestigingsdatum in.
Stap F: Vul de juiste contactpersoon in:
- Indien de aanvrager de juiste contactpersoon is, vink ‘Aanvrager informeren’ aan.
- Indien de contactpersoon die je wilt informeren afwijkt van de aanvrager, wijzig ‘Klant informeren’ naar de juiste contactpersoon en vink daarna ‘Klant informeren’ aan.
Stap G: Klik op aanmaken.
Stap H: Wanneer je de uitvoerdatum hebt bevestigd in SLIMs, is het essentieel dat je het bijbehorende ticket in HubSpot bijwerkt. In de sectie 'Aantekeningen' dien je te vermelden dat je de uitvoerdatum in SLIMs hebt bevestigd en ook wie je hiervan op de hoogte hebt gesteld.
Bijzonderheden
De bijzonderheden luiden als volgt:
- Voor SH- en SX-opdrachten is het belangrijk om altijd eerst te controleren of er al een actief ticket bestaat in HubSpot. Dit doe je door in de zoekbalk in HubSpot de projectcode in te vullen.
- Wanneer de groene vink niet beschikbaar is, moet je handmatig een e-mail sturen in het ticket in HubSpot.
- Zoals eerder vermeld hebben de dienstverleners de mogelijkheid om de uitvoerdatumbevestigingen via een link in de opdracht die we naar hen sturen, door te geven. Wanneer zij hier gebruik van maken, worden de uitvoerdata automatisch bevestigd. Het systeem informeert vervolgens de gekoppelde contactpersoon. In deze situatie is het niet nodig voor een eerstelijnsmedewerker om het groene vinkje te gebruiken.
- LET OP: Uitvoerdatumbevestigingen van SH en SX orders graag bevestigen richting ontdoener en daarna naar 2e lijn, alle overige tickets rondom SH en SX orders direct naar 2e lijn.