Als er binnen 36 uur meer dan één keer dezelfde order wordt afgeroepen, wordt dit ticket in HubSpot gegenereerd. Om te bepalen of een dubbele order wel of niet uitgevoerd moet worden, voer je een aantal controles uit: zie stap A t/m D.
Waarom doen wij dit?
Als er binnen 36 uur meer dan één keer dezelfde order wordt afgeroepen, treedt er een controlesysteem in werking op SLIMs. Dit systeem genereert een melding, zodat wij kunnen verifiëren of de dubbele order akkoord is. Deze melding wordt ontvangen in HubSpot als een ticket met titel 'Dubbele Afroep binnen 36u'. De afgeroepen orders kunnen afkomstig zijn van de ontdoener, de volmelder of een collega. Om te voorkomen dat ontvangers onterecht meer dan eens naar de ontdoener gaan, kan het noodzakelijk zijn om orders te annuleren.
Voorbeeld
In onderstaande afbeelding is een voorbeeld te zien hoe een Dubbele Afroep binnenkomt in HubSpot.
Proces
Om te bepalen of een dubbele order wel of niet uitgevoerd moet worden, voeren we een aantal controles uit. Er wordt een onderscheid gemaakt in orders die zijn afgeroepen door de ontdoener, de volmelder en een collega. Indien de dubbele order niet uitgevoerd moet worden, dient deze te worden geannuleerd.
Stap A: Zoek de order op in SLIMs
Open Historie door op het rondje met His te klikken
Vul de exacte Ordergroepnaam in (Bijvoorbeeld Ledigen 20m2 zelfpers papier / karton)
Zet de Nul-Orders op Inclusief
Klik op Zoek
Stap B: Order controleren
Is de order afgeroepen door de ontdoener? Controleer of de orders echt dubbel zijn, mogelijk heeft de ontdoener een opmerking geplaatst of verschillende uitvoerdata aangevraagd waaruit blijkt dat er inderdaad meer dan 1 order naar de ontvanger verstuurd moet worden. Bij twijfel neem je (telefonisch) contact op met de aanvrager.
Is de order afgeroepen door een volmelder (Super User Account)? Aan de hand van de regelmaat in de Historie, bepaal je of de dubbele orders verzonden of geannuleerd moeten worden. Is het normaal dat deze 3x per week wordt gedaan of is dit normaliter 1x per week?
Is de order afgeroepen door een collega? Check bij de betreffende collega of de dubbele afroep terecht is, mogelijk kun je deze informatie al vinden in een Log of Registratie. Zo niet, benader de collega direct.
Stap C: Wat te doen met de dubbele afroep
Na deze controles bepaal je of de dubbele afroep akkoord is of niet:
Dubbele afroep akkoord: zet de e-mail op Afgehandeld
Dubbele afroep niet akkoord: de dubbele order moet worden geannuleerd: zie stap D
Stap D: Wanneer je order wilt annuleren in SLIMs
Stap 1: Zoek de betreffende opdracht op in SLIMs.
Stap 2: Navigeer naar het klantscherm en selecteer de "Historie" (HIS) sectie.
Stap 3: Klik op het kassapictogram in de kolom "V" bij de desbetreffende opdracht.
Stap 4: Voeg de volgende informatie toe aan het veld "Interne opmerking": "Geannuleerd door klant in verband met [reden] + contactgegevens van degene die de opdracht heeft geannuleerd." Druk vervolgens op de opslaan-knop. Let op: deze stap is belangrijk omdat anders de informatie voor collega's verloren gaat.
Stap 5: Verwijder de opdracht door te klikken op het prullenbakpictogram. Hierdoor kunnen alle collega's de annulering terugvinden.
Opmerking: Zorg ervoor dat je de specifieke reden en contactgegevens invult in stap 4, en dat je de annulering daadwerkelijk voltooit door de opdracht te verwijderen in stap 5.
Hieronder een filmpje waarin je ziet hoe deze werkinstructie in de praktijk werkt: