Check SLIMs: Hoe check ik SLIMs?

Open de order in SLIMs, controleer de order en verzend de order dan wel of niet. Zie stap A t/m D hieronder.

Waarom doen wij dit?

Sommige orders worden niet automatisch verzonden naar de ontvanger. Dit kan een bewuste keuze zijn van de business units of een verkeerde inrichting van GSP. SLIMs doet ieder kwartier een check om te zien of alle aangemaakte orders zijn doorgestuurd. De orders die niet zijn doorgestuurd moeten worden gecontroleerd en zo nodig handmatig doorgestuurd. Ook moet worden bepaald of de order niet alsnog op automatisch verzenden kan worden gezet.

Voorbeeld HubSpot

Proces                                                           

STAP A: OPEN DE ORDER IN SLIMs                                                                                                                                                          

- Klik op de blauwgekleurde projectcode in de CheckSL!Ms e-mail in het ticket                

- Internet Explorer opent vervolgens automatisch de Communicatie pagina van deze order (zie bovenstaande afbeelding voor een voorbeeld)

STAP B: CONTROLEER DE ORDER               

• Voordat je kunt bepalen of de order alsnog verzonden kan worden, voer je een aantal controles uit:
• Klik op het blauwe potloodje om de order te controleren. Je komt dan bij de order zoals deze naar de ontvanger wordt gestuurd:
• Controleer of alle gegevens correct gevuld zijn. Dat betreft zowel het e-mailadres en de Onderwerp regel van de opdracht, als wat er in de order zelf staat (scroll daarvoor naar beneden in de opdracht).                                            

1. Als de order inhoudelijk klopt en de order is aangemaakt door een ontdoener of een volmelder, of je collega geeft aan dat de order kan worden verzonden; dan kun je de order verzenden. Zie hiervoor stap C.               
2. Als de order inhoudelijk niet klopt of je collega geeft aan dat deze (nog) niet verzonden kan worden, kan de order niet verzonden worden. Zie hiervoor stap D.

STAP C: VERZEND DE ORDER

Je hebt alle controles uitgevoerd en bepaald dat de order verzonden kan worden.                                                             

- Vink “Verzenden” aan                                                                                                                     

- Klik op “Opslaan”                                                                                                               

- De order wordt nu verzonden.                                                                        

STAP D: VERZEND DE ORDER NIET

Je hebt alle controles uitgevoerd en bepaald dat de order niet kan worden verzonden.    

• Vink “N.V.T.” aan
• Klik op “Opslaan”
• De order wordt nu niet verzonden.
• Het is van essentieel belang om te overleggen met de verantwoordelijke voor de klant om te bepalen welke stappen je moet ondernemen vanwege een onjuiste order. Voer dit overleg uit via Teams.

Hieronder een filmpje waarin je ziet hoe deze werkinstructie in de praktijk werkt: